Pandemia COVID-19 oraz ograniczenia administracyjne i sanitarne nałożone na branżę w sposób istotny wpłynęły na prowadzenie biznesu hotelowego i spowodowały konieczność redefiniowania analizy rentowności. Limitowanie sprzedaży usług wynikające z powolnego luzowania obostrzeń, wzrost kosztów operacyjnych osobowych i materiałowych stwarzają konieczność zwrócenia szczególnej uwagi na efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów oraz poszukiwanie oszczędności tam, gdzie jeszcze istnieją potencjalne rezerwy.

W zmiennym otoczeniu coraz większego znaczenia nabierają elementy ograniczające ryzyko działalności operacyjnej. Dlatego istotne jest zastosowanie właściwych dla branży hotelowej rozwiązań.

Rozwiązaniem takim jest standard USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), stosowany przez wszystkie międzynarodowe sieci hotelowe oraz coraz większą liczbę obiektów niezrzeszonych. Opisuje efektywność poszczególnych departamentów hotelowych oraz procesów w nich zachodzących. Oferuje zestaw wskaźników hotelowych pozwalający na racjonalne sterowanie obiektem w oparciu o dane.

Standard USALI powstał w 1926 r. w Nowym Jorku i został opracowany przez właścicieli hoteli, księgowych w nich pracujących oraz stowarzyszenia biegłych rewidentów. Od tego czasu powstało wiele nowych edycji. Od 2015 r. obowiązuje 11 edycja. W pracach nad rozwojem standardu biorą udział największe sieci hotelowe (Marriott, Hilton, Best Western), stowarzyszenia branżowe (American Hotel & Lodging Educational Institute, Hospitality Financial and Technology Professionals), instytuty badawcze (Smith Travel Research) i uczelnie wyższe (Cornell University).

Założenia standardu USALI zostały wdrożone przy budowie platformy USALI Comarch BI Point wspierającej managerów hotelowych w ich codziennych decyzjach zarządczych. Dla celów obliczeniowych platforma wykorzystuje centrum obliczeniowe firmy Comarch – Comarch Data Center, będące najbardziej zaawansowanym technologicznie rozwiązaniem w Europie, zapewniającym bezpieczeństwo, przechowywanie i szybkość informacji. Raportowanie wyników odbywa się w wersji chmurowej (SaaS – Software as a Service).

Platforma dzięki swojej usłudze Comarch Data Extractor jest integrowana z rozproszonymi bazami danych poszczególnych systemów informatycznych hotelu – programu finansowo-księgowego oraz hotelowych programów operacyjnych (program recepcyjny, gastronomiczny, SPA etc.). Informacje pobierane są automatycznie z widoków baz danych poszczególnych programów i eksportowane do chmury Comarch. Cały proces analizy wykonywany jest w Comarch Data Center, a wyniki udostępniane są użytkownikom przez przeglądarkę internetową.

Każdy użytkownik ma swój login oraz hasło dostępu, co umożliwia określenie zakresu dostępu do danych indywidualnie dla każdej z osób. Dzięki responsywnej wersji programu z oprogramowania można korzystać zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych. Od użytkownika nie jest wymagana dodatkowa inwestycja w oprogramowanie czy sprzęt komputerowy. Jedynym wymogiem korzystania z systemu USALI BI Point jest posiadanie szybkiego połączenia z internetem. Ponieważ dane pobierane są zgodnie z harmonogramem usługi (zazwyczaj raz dziennie), efekty funkcjonowania hotelu są dostępne już następnego dnia w dowolnym miejscu, gdzie mamy dostęp do internetu.

Platforma USALI BI Point oferuje trzy podstawowe funkcjonalności:

• Moduł USALI – analiza efektywności poszczególnych departamentów, obiektu hotelowego i spółki. Budżety i porównanie realizacji budżetu z wartościami zaplanowanymi. Dostęp do historii danych i porównanie ich z wartościami zrealizowanymi w aktualnym okresie. Zestaw wskaźników analizujących rentowność hotelu, poszczególnych jego departamentów i procesów (np. koszty produkcji gastronomicznej, koszty przygotowania pokoju do dalszej sprzedaży). Graficzne przedstawienie kształtowania się poszczególnych kategorii w czasie w porównaniu do budżetu i ubiegłego roku.
• Moduł Cash Flow – analiza i wiekowanie należności i zobowiązań, analiza rozrachunków z kontrahentami, prognozowanie wolnych środków pieniężnych w oparciu o bieżące stany środków pieniężnych, należności i zobowiązania oraz prognozy przychodów wynikających ze stanu rezerwacji oraz kalendarza imprez.
• Krótkoterminowe prognozy – obejmujące prognozy przychodów wynikające ze stanu rezerwacji i planowanych imprez, prognozę kosztów stałych wyliczaną na podstawie średniej ruchomej z ostatnich 3 miesięcy prognozę jednostkowych kosztów zmiennych wyliczaną na podstawie średniej ruchomej z ostatnich 3 miesięcy oraz powiązanie jednostkowych kosztów zmiennych z prognozą rezerwacji w systemach recepcyjnych i planowanych imprez.

Wdrożenie platformy USALI Comarch BI Point jest finansowane przez Europejski Fundusz Leasingowy z siedzibą we Wrocławiu.

Kontakt: Secco Hospitality Financial Management

e-mail: [email protected], tel.: 609 282 934