Marketing i sprzedaż

Jak sprzedawać i organizować konferencje po pandemii?

Jak sprzedawać i organizować konferencje po pandemii?

Wiele osób zadaje sobie powyższe tytułowe pytanie i szuka na nie odpowiedzi. Czy zasadnym jest sugerowanie, że nastąpiła zmiana? A może wystarczy tylko zdjąć restrykcje i rynek spotkań wróci do zasad działania sprzed pandemii? Mam nadzieję, że poniższy artykuł odpowie na postawione pytania i być może zainspiruje do działania, a nawet pomoże Ci zarobić pieniądze.

W treści skupię się na poniższych kwestiach, które uważam za istotne w przygotowaniu strategii powrotu obiektów na rynek konferencyjny: 

  1. Stan rynku konferencyjnego
  2. Stary i Nowy Organizator
  3. Kluczowe aspekty nowej skutecznej oferty
  4. Jak na nowo dotrzeć do organizatorów konferencji i szkoleń?
  5. Jak wyróżnić swój obiekt na konferencyjnej mapie Polski?

Stan rynku konferencyjnego 

Każdy, kto pracował lub ma szczęście nadal pracować w sektorze MICE (MeetingsIncentivesConferencesEvents) doskonale zdaje sobie sprawę z pokłosia pandemii COVID-19. Według raportu “Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” Polskiej Organizacji Turystycznej wynika, iż w przemysł spotkań w 2019 roku zaangażowanych było 220 000 osób, a sam sektor odpowiadał za około 1,5 % PKB. Według różnych szacunków przyjmuje się, że nawet 40% pracowników hoteli i szeroko rozumianej branży konferencyjnej i eventowej straciło pracę. Od początku pandemii w Polsce tj. od 4 marca 2020 r. do 6 czerwca 2021 r. zakaz organizacji otwartych konferencji i szkoleń obowiązywał przez ok. 60% tego okresu.

Od zakazów było jednak sporo wyjątków i mogły odbywać się w reżimie sanitarnym szkolenia niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa np. szkolenia BHP lub medyczne. Niestety w wielu obiektach sale konferencyjne świeciły pustkami. Hotelarze skupili się głównie na kliencie indywidualnym i dzięki niemu próbowali ratować swoje budżety w okresach, które pozwalały na podróże nie tylko służbowe. Miesiące letnie dały nadzieję i duży zastrzyk gotówki. Beneficjentami zamkniętych granic oraz zniesionych krajowych obostrzeń były głównie obiekty w regionach turystycznych (góry, morze, Mazury), natomiast hotele w dużych miastach ponosiły ogromne straty. 

W serwisie konferencyjnym www.SaleBiznesowe.pl od drugiej połowy maja 2021 r. odnotowujemy wzrost liczby zapytań o wynajem sal szkoleniowych, głównie na miesiące czerwiec i wrzesień 2021. Wzrost dotyczy również zapytań o wynajem sal konferencyjnych na większe wydarzenia stacjonarne, średnio na 100 osób, w okresie wrzesień-październik 2021. 

Ciekawostka: Posiłkując się danymi płynącymi z serwisu weselnego www.SaleWeselne.com można wnioskować, iż branża weselna jest w zupełnie innej sytuacji. Narzeczeni stale dopytują o wolne terminy w sezonach weselnych 2021 i 2022. Sezon weselny 2021 jest kumulacją przeniesionych imprez z 2020 r. i tych zaplanowanych na 2021 r., co powoduje wzrost popularności pozostałych dni tygodnia. Wesele w piątek lub czwartek nie stanowi już wyjątku.   [M1] 

Popyt na szkolenia i spotkania biznesowe jest duży, w szczególności dotyczy wydarzeń cyklicznych, które nie mogły odbywać się dotychczas, a formuła online nie spełniała oczekiwań organizatora. 

W miesiącach zakazu organizacji otwartych konferencji i szkoleń jedyną możliwością ich przeprowadzenia były eventy online oraz w wirtualnej rzeczywistości. Takich wydarzeń odbyło się bardzo wiele i pozwoliły one dobrze zarobić agencjom. Duże wydarzenia online to duże budżety i doświadczone agencje świetnie się w nich odnalazły. 

Rynek konferencyjny i szkoleniowy powoli budzi się do życia i powstaje zasadnicze pytanie: Jak przygotować się do jego funkcjonowania w mocno poturbowanej rzeczywistości? Aby to uczynić należy na nowo zweryfikować swojego modelowego klienta konferencyjnego. 

Stary i Nowy Organizator

W przestrzeni medialnej pojawiają się różne opinie od bardziej wyważonych do skrajnych, w których niektórzy jednogłośnie podkreślają, iż przed pandemiczna tradycyjna formuła wydarzeń przestaje istnieć na rzecz eventów online. Przeciwstawnym ekstremum jest pogląd, iż kompletnie nic się nie zmieni i wszystko wróci do stanu sprzed 4 marca 2020 r. Nie chcę nikogo przekonywać do wariantu A lub B, nie posiadam magicznych zdolności przewidywania przyszłości. Z pewnością będą klienci chętni zarówno na organizację wydarzeń hybrydowych, jak i tylko online lub tylko stacjonarnych. Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Podejmując próbę określenia jednoznacznego trendu, ważne jest uwzględnienie procentowego udziału każdego formatu wydarzeń w stosunku do wszystkich konferencji i szkoleń. Czas pokaże jak te proporcje będą wyglądały.  

Polemika polemiką, ale coś przecież już wiemy, racja? Z mojego doświadczenia z rozmów z setkami hotelarzy oraz ludźmi szukającymi sal do wynajęcia wynika, iż w wielkim uproszczeniu można podzielić organizatorów wydarzeń na dwa typy:
a) stary organizator

b) nowy organizator

Pisząc stary i nowy organizator, nie rozróżniam ich w rozumieniu lepszy czy gorszy. Bazuję na cechach i oczekiwaniach.

Stary organizator to zwolennik wydarzeń w formule tradycyjnej, czyli stacjonarnej. Skupia się na dostarczaniu wiedzy i emocji uczestnikom konferencji w sali konferencyjnej, chce zapewnić uczestnikom kontakt fizyczny, umożliwić klasyczny networking, zapewnić przerwy kawowe, a w przypadku wydarzeń dwudniowych wzbogacić je o wieczorną integrację. Stary organizator widzi ogromną wartość w tradycyjnych formatach i na nich się skupia.

Nowy organizator dostrzega szansę w technologii, widzi możliwości transferu wiedzy i zarabiania pieniędzy za pomocą wydarzeń online. Świetnie odnajduje się w tworzeniu konferencji ze studia, potrafi sprzedawać taką formę spotkań oraz rozszerza je o nowoczesne aplikacje webowe zbierające wiele danych statystycznych o evencie. Istnieje jeszcze organizator pośredni ceniący zarówno starą, jak i nową formułę, który chce testować i wykorzystywać obie formy – tzw. hybrydy. 

Bez wątpienia każdy z typów organizatora będzie musiał pracować w warunkach reżimu sanitarnego z konieczności, a po zażegnaniu pandemii przez jakiś czas z wyboru. Czy wiesz w której grupie znajduje się Twój klient? Czy jesteś przygotowany, aby odpowiedzieć na potrzeby każdej z grup? A może planujesz skupić się tylko na jednej z nich? Warto odrobić pracę domową i zidentyfikować typ klienta z jakim będziesz pracować, a następnie stworzyć ofertę, która odpowie na jego potrzeby. Brzmi trywialnie, ale gorzej z wykonaniem.  

Stary organizator będzie chciał wrócić jak najszybciej do życia sprzed pandemii. W jego oczekiwaniach nic za dużo się nie zmieni, poza koniecznością spełnienia zasad reżimu sanitarnego. Na tradycyjne wydarzenia będą zapisywały się osoby o podobnych wartościach do organizatora, mający niższy poziom lęku związanego z pandemią, pragnący kontaktu bezpośredniego z ludźmi, męczący się w pracy przed monitorem. 

Nowy organizator może wymagać technologii i sprzętu którego nie posiadasz np. profesjonalnego studio do nagrań wideo, techników, multimedialnej scenografii lub bardzo szybkiego łącza internetowego (np. światłowodu z przepustowością 500 Mbps). Być może w tym przypadku oferta cateringu nie będzie tak dochodowa jak dotychczas, ale znajdziesz nowe źródło przychodu z wynajmu profesjonalnej studyjnej przestrzeni. Może będzie trzeba zaaranżować na nowo powierzchnie – wielkie lobby niekoniecznie będzie już potrzebne, a przyda się oddzielne pomieszczenie do przygotowań, wyciszenia emocji prelegentów i osobna strefa do rozmów i oddzielenia szumów od nagrań na żywo.

Aby przygotować ofertę nie do odrzucenia, aby wygrywać z konkurencją, która będzie bardzo agresywna, musisz zadać i odpowiedzieć sobie na wcześniejsze pytania. Zignorowanie tematu i czekanie, aż samo wszystko wróci do normy jest w porządku pod warunkiem, że dysponujesz sporym kapitałem i możesz pozwolić sobie na straty. Przeczekując, prawdopodobnie upatrujesz swojego klienta w starym organizatorze, a to zabiera Ci potencjalną szansę na pozyskanie jako klienta typ nowego organizatora. Zakładam, że Ty znasz swój biznes najlepiej i wierzę, żę wybierzesz rozwiązanie najlepsze dla siebie. 

Kluczowe aspekty nowej skutecznej oferty

Stworzenie dobrze konwertującej oferty zawsze było wyzwaniem. Czy dzisiaj, w nieprzewidywalnym środowisku, z wieloma zmiennymi czynnikami, które od nas nie zależą, jest to w ogóle możliwe? Oczywiście! Aby taką ofertę przygotować, musisz zidentyfikować na nowo swojego klienta, by móc odpowiedzieć na jego potrzeby. Od początku pandemii minęło już prawie 16 miesięcy (piszę ten artykuł w czerwcu 2021). Wielu z was ma dobre oferty, ale podczas lockdownu nawet najlepsza oferta nie spowoduje, że odbędzie się kongres na 1000 osób w trybie stacjonarnym – z pewnością nie w Polsce. Niestety, wiele obiektów nie odrobiło pracy domowej i nadal “ofertuje” w stary sposób, który nijak się ma do obecnej rzeczywistości. Na razie obiekty te nie zauważają konsekwencji swojej bierności, ponieważ w branży występował ogólny marazm. Natomiast już za chwilę różnice pomiędzy obiektami będą rysowały się znacząco.  

Dobra oferta to taka, która zabezpiecza interesy obu stron, jest atrakcyjna cenowo i dostarcza wartość. Każdy punkt styczności z klientem jest sprzedażą, sama oferta również. Dlatego tworząc oferty nie możesz zapomnieć o procesie sprzedaży. Nawet jeśli przygotujesz najlepszą ofertę na rynku, a popsujesz coś w procesie sprzedaży, to klient może nie kupić Twojej usługi. Zasada działa również w drugą stronę. Możesz mieć słabą ofertę, ale jeśli będziesz miał świetny proces sprzedaży, to istnieje duża szansa, że prospekt stanie się Twoim klientem. Miej to zawsze z tyłu głowy.

Techniczne kwestie zapisów w ofercie oraz zbiór dobrych praktyk zawarty jest w dokumencie Protokół KRAKÓW NETWORK, który opracowany został przez członków biznesowej inicjatywy KRAKÓW NETWORK. Możesz z niego czerpać inspirację lub zastosować gotowe rozwiązania w swojej ofercie. Protokół podpisany został przez 182 sygnatariuszy m.in. przedstawicieli Miasta Kraków oraz krakowskich hoteli, restauracji, firm eventowych, obiektów konferencyjno-targowych, organizacji turystycznych, uczelni, PCO i DMC. Dokument jest rzetelnie opracowany i znajdziesz go na stronie www.krakownetwork.pl Twórcy Protokołu KRAKÓW NETWORK wykonali naprawdę solidną pracę i dzięki nim cała branża może odbudowywać zaufanie swoich klientów. 

Absolutnie podstawowe punkty jakie powinieneś zawrzeć w swojej nowej ofercie to:

  • przejrzyste i sprawiedliwe warunki anulacji rezerwacji;
  • stosowane zasady bezpieczeństwa sanitarnego; 
  • alternatywne rozwiązanie gdy konferencja nie będzie mogła się odbyć z powodu wprowadzenia restrykcji;

Gdy wynajmujesz małą salę szkoleniową na kilkanaście osób, to formalna strona waszego porozumienia być może nie jest aż tak istotna. Natomiast w przypadku dużego eventu, w który zaangażowane są zarówno duże pieniądze, jak i dziesiątki osób, z pewnością organizator będzie wymagał znacznie bardziej szczegółowej umowy.

Jak na nowo dotrzeć do organizatorów konferencji i szkoleń?

Czy pamiętasz jak na początku artykułu pisałem, że prawie 40% pracowników szeroko rozumianej branży eventowej straciło pracę? Możesz to mniej więcej zinterpretować tak, że prawie 40% twoich kontaktów w firmach, agencjach z którymi współpracowałeś, pośredników, afiliantów, niestety pracuje w innym miejscu. Musisz zdobyć nowe kontakty, nawiązać nowe partnerstwa i zbudować relacje ze wszystkimi od początku. Z pewnością stanowi to wyzwanie, a dodatkowo twoja konkurencja nie śpi. Sporo pracy. 

Co możesz zrobić? Im szybciej zaczniesz działać, tym szybciej wyprzedzisz konkurencję i zwiększysz szansę na zorganizowanie eventu. Biernie czekając na rozwój sytuacji, wstrzymując działania marketingowe i sprzedażowe, masz prawie 100% gwarancję, że nic się nie zmieni. Jedno jest pewne, najbliższe miesiące będą wymagały od ciebie i twojego zespołu ciężkiej pracy, proaktywności i motywacji. Poniżej kilka konkretnych przykładów co możesz zrobić. 

Aktywna sprzedaż

Jedno z najważniejszych działań. Musisz zaakceptować fakt, iż czasy są inne niż 16 miesięcy temu. Walka o klienta konferencyjnego jest intensywniejsza, trudniejsza i wymaga wysokiej automotywacji. Obiekty dobrze prosperujące, w dobrych lokalizacjach, z interesującą ofertą, przyzwyczajone były do selekcji klientów. Mogły one wybierać, kogo obsłużą, a kogo nie. Dzisiaj nie mają takiego komfortu. Duża liczba sal stoi pusta i bez aktywnej sprzedaży same się nie zapełnią.  

Partnerstwa

W prawie każdym większym mieście działa jakiś klub, stowarzyszenie zrzeszające przedsiębiorców, ludzi aktywnych i pragnących rozwijać swoje biznesy. Warto nawiązać z nimi współpracę i zaangażować się w ich społeczność. Jeśli oni nie będą zainteresowani twoimi salami, to z pewnością znają kogoś, kto prędzej czy później może potrzebować twoich usług. Statystyka robi swoje.   

Pośrednicy

Z pewnością posiadasz program lojalnościowy i sieć swoich pośredników. Jeśli nie, to koniecznie stwórz taki program i poszukaj osób z branży, które mają kontakty i mogą polecać twoje usługi w zamian za prowizję. Powinna być ona na tyle atrakcyjna, aby współpraca miała sens. Standard w branży to przedział 10-20%. Nie bój się płacić prowizji, pamiętaj, że dzięki leadom ty też zarabiasz.   

Serwisy konferencyjne

Wykorzystaj zasięgi i kontakty serwisów konferencyjnych. Serwisy do współpracy wybieraj mądrze. Inwestuj w te serwisy, które każdego dnia walczą o rynek MICE i dostarczają ci rzetelnych informacji aktywnie działając w social media. Skup się na tych, które wspierają cię w trudnych czasach i współpracują na zasadach partnerskich. Myślę, że nie powinieneś mieć problemu z wyborem. Celowo nie piszę nazw serwisów, ale powiem tylko, że moim prywatnym zdaniem liczą się wyłącznie 3 serwisy konferencyjne w Polsce i z całą odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że pozostałe praktycznie nie prowadzą żadnych działań znacząco wspierających twoją sprzedaż.    

Social media

W mediach społecznościowych możesz spędzić każdą ilość czasu. Jeśli rozumiesz funkcjonowanie marketingu w social media, dysponujesz wolnym czasem i budżetem to działaj. Pod warunkiem, że wyznaczysz konkretne cele oraz KPI (Key Performance Indicator), które będą monitorowały postępy. W przeciwnym przypadku będziesz tracił czas i osiągał mierne efekty. Jeśli nie czujesz się na siłach i wiesz, że w innych obszarach osiągniesz znacznie więcej, to skorzystaj z zewnętrznej agencji. Takie wsparcie nie jest już drogie.

Koniecznie przyłącz się do grup na Facebooku: “PolishHoteliers”; “POLECAM NIE POLECAM – platforma dla eventowców”; “EVENT BOX | Strefa branży konferencyjno-eventowej”; “Event manager, organizator eventów”. Śledź posty członków tych grup i na nie reaguj. Zachęcam również do prowadzenia profesjonalnego profilu na LinkedIn oraz aktywności na tej platformie społecznościowej. 

Agencje eventowe

Jeśli Twoim targetem są korporacje, nawiąż relacje z agencjami eventowymi. LinkedIn jest idealnym do tego narzędziem. Zaangażuj się w publikowane przez nie treści, zainteresuj się projektami nad którymi pracują. Jest to bardzo dobry punkt zaczepienia do potencjalnej współpracy. Gwarantuję, że jeśli twoja komunikacja będzie nienachalna i wartościowa, to w dłuższej perspektywie wasza wirtualna znajomość może przełożyć się w tą realną z obopólnymi korzyściami.

Lokalny rynek

Doceń lokalny rynek. Jeśli Twoim targetem są firmy z okolicy, to zbuduj listę potencjalnych klientów i się z nimi skontaktuj. Znajdź ich w Google Maps i zadzwoń do nich, z ogromnym naciskiem na zadzwoń. Wysłanie e-maila jest prawie tym samym, co nie wysłanie wiadomości w ogóle. Pomyśl ile ty kasujesz dziennie takich wiadomości lub nawet o nich nie wiesz, bo wylądowały w spamie.  

Google Ads

Bądź smart i korzystaj z Google Ads efektywnie. Intensywnie wykorzystuj remarketing. Zdecydowanie nie polecam tworzenia kampanii samodzielnie jeśli czujesz, że coś tam wiesz, ale w sumie to uruchamiasz drugą kampanię w życiu. Nie stać cię teraz na naukę i zgłębianie ogromnych możliwości jakie oferuje złożony system Google Ads. CPC (Cost Per Click) jest coraz droższe i łatwo wyzerować budżet, sprowadzić na stronę ruch niskiej jakości, który nie konwertuje i daje jedynie pozorne poczucie skuteczności kampanii. (Jeśli chciałbyś skorzystać z pomocy specjalisty z branży, który rozumie biznes hotelarski i biegle posługuje się systemem Google Ads, to napisz do mnie a polecą ci kilku ekspertów).   

Jak wyróżnić swój obiekt na konferencyjnej mapie Polski?

Jeśli prowadzisz jedyny obiekt konferencyjny w mieście i praktycznie nie masz konkurencji, a przychody z wynajmu sal są dla Ciebie satysfakcjonujące, to jesteś szczęściarzem. Szczerze gratuluję! Niestety znaczna większość obiektów konferencyjnych konkuruje ze sobą na wielu płaszczyznach. Chcesz się wyróżnić i nie wiesz jak? Odwróć na chwilę role. 

Załóżmy, że jesteś dyrektorem małego krakowskiego hotelu i znajomy poprosił Cię o pomoc. Na chwilę nazywasz się Kuba. “Kuba, pomóż mi proszę znaleźć salę na szkolenie 28 osób w Warszawie – znasz się na tych sprawach. Potrzebuję projektor 4K, flipchart, przerwy kawowe, salę z naprawdę szybkim bezprzewodowym internetem (co najmniej 100 Mbps), nowoczesnym designem oraz parkingiem na 30 aut. Gdzieś w centrum, na 8h i pamiętaj, w jakiejś rozsądnej cenie. Dzięki!”. Myślisz sobie, łatwizna i zaczynasz działać. Szukasz w Google, na mapach, na serwisach konferencyjnych. Czytasz opisy, przeglądasz zdjęcia, a czas leci. W opisach znajdujesz, że wszystkie obiekty mają nowoczesny sprzęt – ale jaki, przecież potrzebujesz konkretnie projektor 4K. Parking? Szukasz, szperasz i jest. Uff, obiekt ma parking – całe szczęście bo ten akurat bardzo ci się podoba. Na ile aut? Szukasz dalej. Płatny czy bezpłatny? Szukasz dalej.

Teraz Internet, wszyscy reprezentanci obiektów piszą, że mają Internet, ale jak szybki on jest? Szukasz, czytasz, nie ma takiej informacji. Dzwonisz i już wiesz! Pani w słuchawce mówi, że Internet jest bezprzewodowy i szybki. Zaczynasz się powoli irytować, minęły 3h, a ty nawet jeszcze nie wytypowałeś 3 najlepszych propozycji. Nie wspominając o zorganizowaniu ofert i ich porównaniu. Po jakiejś “chwili” masz już swoje typy, oferty cenowe, dzwonisz do kolegi i podsyłasz propozycje. Kolega nie jest wybredny i decyduje się na jedną z nich. A gdyby dodać inne, bardziej wyszukane kryteria – zielony taras na dachu, sala z dostępem do światła dziennego, możliwość wjazdu do sali autem lub co najmniej 4 m wysokość sufitu? Łatwo byłoby ci znaleźć taki obiekt?  

Czy wchodząc w rolę organizatora widzisz już co warto poprawić w twojej ofercie? Zrób sobie takie ćwiczenie i poszukaj obiektu w innym mieście. Zobacz czego ci brakuje, co byłoby pomocne, co usprawniłoby ci pracę, co przyciągnęłoby twoją uwagę. Zainspiruj się. 

Wysoka jakość zdjęć, szczegółowe opisy, aktualność oferty

Większość hotelarzy inwestuje w usługi profesjonalnego fotografa i zdjęcia, ale nie wszyscy. Jeśli jesteś w tej drugiej grupie, to potraktuj temat jako najwyższy priorytet. Zawodowi organizatorzy konferencji i szkoleń wymagają większej ilości informacji niż tylko zdjęcie sali konferencyjnej wykonanej z narożnika. Potrzebują danych szczegółowych, wymiarów, schematów.

Twoja oferta musi byćzawsze aktualna, szczegółowa, dokładna i przejrzysta. Weź to sobie naprawdę do serca i pilnuj, aby każde medium w którym prezentujesz swoje usługi było dopieszczone, tak jak twoja strona internetowa. Przeglądając oferty wycieczek w biurze turystycznym z pewnością zerkasz na opisy, oglądasz zdjęcia, filmy, czytasz komentarze i zwracasz bacznie uwagę na detale. Organizator robi dokładnie to samo z twoją ofertą, tylko w innej branży. Prawdopodobnie nie zdecydowałbyś się na ofertę hotelu w Grecji z amatorskimi zdjęciami, skromnymi opisami, bez opinii i brakiem wyszczególnionych usług dodatkowych.          

Jakość obsługi przed, w trakcie i po wydarzeniu

Nie musisz zarządzać 5-gwiazdkowym obiektem, aby dostarczać wysoki poziom usług, który będzie doceniony przez organizatorów konferencji i szkoleń, zapamiętany i rekomendowany. Na rynku jest wiele szkoleń z podnoszenia jakości obsługi w hotelach i obiektach konferencyjnych. Jeśli czujesz, że jest to słabszy obszar w twoim obiekcie, koniecznie zainwestuj w trenera – nie oszczędzaj na tym. Pamiętaj, że informacje o niskim poziomie i słabej jakości znacznie szybciej się roznoszą w branży, niż pozytywne rekomendacje na które trzeba długo pracować. Jest kilka rażących błędów, których niestety wielu klientów ci nie wybaczy:

  • długi okres oczekiwania na ofertę – 24h to maksymalny czas w jakim powinieneś odpowiedzieć na zapytanie,
  • rozbieżność rzeczywistości z opisem, zdjęciami w ofertach – nie wszystkich stać na przeprowadzenie wizji lokalnej, a nieprzyjemna niespodzianka na miejscu może być bardzo bolesna,
  • niedopilnowanie przygotowania i wyposażenia sali zgodnie z zamówieniem,
  • niepomocni i mało przyjaźni pracownicy obiektu w trakcie wydarzenia.

Wykorzystaj wideo, nagraj rekomendacje 

Masz zaprzyjaźnionego event managera? Nagraj z nim krótki film (1-2 min.), w którym opowie co podoba mu się w twoim obiekcie, co robicie dobrze. Wrzuć go na swoją stronę internetową i do mediów społecznościowych. Twórz maksymalnie 1 minutowe filmiki, rób mikro reportaże z życia w obiekcie. Nie musi być ich dużo, a jakość materiałów możesz dopasować do medium, w którym je` publikujesz. Przykładowo, sądzę że autentyczny film na Instagramie może dać znacznie więcej odbiorcy niż studyjne nagranie z wyreżyserowanym wideoklipem. Pamiętaj o dobrej jakości dźwięku. Wielu profesjonalnych dźwiękowców i filmowców twierdzi, że słaba jakość obrazu się obroni, ale słaby dźwięk już nie.

Plener, ogród, teren zielony

Obecnie ogromną popularnością cieszą się obiekty posiadające tereny zielone, przestrzenie otwarte, skwery. Z oczywistych względów przestrzenie te są szczególnie teraz wykorzystywane do organizacji różnych wydarzeń. Uczestnicy czują się w nich bezpieczniej, a obostrzenia są mniej restrykcyjne, niż w przypadku zamkniętych przestrzeni. Koniecznie uwypuklij ten atut w swojej komunikacji. 

Chwal się we wszystkich kanałach komunikacji swoimi sukcesami, wydarzeniami, emocjami. Pokaż, że żyjesz!  

Jeśli przekonasz do siebie takimi działaniami choć jedną agencję eventową, to inwestycja zwróci ci się z nawiązką. Ludzie energiczni, pomysłowi, radośni przyciągają podobnych do siebie. Ta zasada dotyczy również biznesu. Jeśli chcesz dotrzeć do ludzi w agencjach eventowych, to zdecydowanie musisz mocno się zaangażować. 

Jest jeszcze jedno trudne zagadnienie, które może być tematem na osobny artykuł – pracownicy. Niestety pandemia spowodowała odpływ ludzi z branży MICE do innych branży. Cały sektor stoi przed ogromnym wyzwaniem braku pracowników na wszystkich szczeblach: od recepcjonistów, kelnerów, kucharzy, służb pięter, po techników, event concierge, sprzedawców, marketingowców. Wierzę, że wraz ze wzrostem przychodów obiektów, pojawią się również nowe miejsca pracy i branża ponownie rozkwitnie, tak jak w latach ubiegłych. 

Mam nadzieję, że artykuł był dla ciebie choć trochę interesujący, a pomysły i komentarze będą pomocne w prowadzeniu twojego biznesu konferencyjnego. Nie odkładaj tematu wynajmu sal konferencyjnych na później. Pamiętaj, że mimo restrykcji, wiele obiektów nadal zarabiało na wynajmie sal szkoleniowych i nadal skutecznie będzie to robiło. Organizacja wydarzeń jest procesem długookresowym i odpowiednio wcześniej rozpoczęte działania przyniosą efekty dopiero po pewnym czasie. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej wrócisz do normalności.

Być może dla pewnej liczby czytelników powyższe wskazówki mogą wydawać się banalne i jest to wiedza powszechnie znana, jednak cytując J.W. Goethe “sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować”. 

Trzymam za ciebie kciuki!

dariusz-ogrodnik

Dariusz Ogrodnik

Jak sprzedawać i organizować konferencje po pandemii?

Jak sprzedawać i organizować konferencje po pandemii?

Wiele osób zadaje sobie powyższe tytułowe pytanie i szuka na nie odpowiedzi. Czy zasadnym jest sugerowanie, że nastąpiła zmiana? A może wystarczy tylko zdjąć restrykcje i rynek spotkań wróci do zasad działania sprzed pandemii? Mam nadzieję, że poniższy artykuł odpowie na postawione pytania i być może zainspiruje do działania, a nawet pomoże Ci zarobić pieniądze.

W treści skupię się na poniższych kwestiach, które uważam za istotne w przygotowaniu strategii powrotu obiektów na rynek konferencyjny: 

  1. Stan rynku konferencyjnego
  2. Stary i Nowy Organizator
  3. Kluczowe aspekty nowej skutecznej oferty
  4. Jak na nowo dotrzeć do organizatorów konferencji i szkoleń?
  5. Jak wyróżnić swój obiekt na konferencyjnej mapie Polski?

Stan rynku konferencyjnego 

Każdy, kto pracował lub ma szczęście nadal pracować w sektorze MICE (MeetingsIncentivesConferencesEvents) doskonale zdaje sobie sprawę z pokłosia pandemii COVID-19. Według raportu “Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” Polskiej Organizacji Turystycznej wynika, iż w przemysł spotkań w 2019 roku zaangażowanych było 220 000 osób, a sam sektor odpowiadał za około 1,5 % PKB. Według różnych szacunków przyjmuje się, że nawet 40% pracowników hoteli i szeroko rozumianej branży konferencyjnej i eventowej straciło pracę. Od początku pandemii w Polsce tj. od 4 marca 2020 r. do 6 czerwca 2021 r. zakaz organizacji otwartych konferencji i szkoleń obowiązywał przez ok. 60% tego okresu.

Od zakazów było jednak sporo wyjątków i mogły odbywać się w reżimie sanitarnym szkolenia niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa np. szkolenia BHP lub medyczne. Niestety w wielu obiektach sale konferencyjne świeciły pustkami. Hotelarze skupili się głównie na kliencie indywidualnym i dzięki niemu próbowali ratować swoje budżety w okresach, które pozwalały na podróże nie tylko służbowe. Miesiące letnie dały nadzieję i duży zastrzyk gotówki. Beneficjentami zamkniętych granic oraz zniesionych krajowych obostrzeń były głównie obiekty w regionach turystycznych (góry, morze, Mazury), natomiast hotele w dużych miastach ponosiły ogromne straty. 

W serwisie konferencyjnym www.SaleBiznesowe.pl od drugiej połowy maja 2021 r. odnotowujemy wzrost liczby zapytań o wynajem sal szkoleniowych, głównie na miesiące czerwiec i wrzesień 2021. Wzrost dotyczy również zapytań o wynajem sal konferencyjnych na większe wydarzenia stacjonarne, średnio na 100 osób, w okresie wrzesień-październik 2021. 

Ciekawostka: Posiłkując się danymi płynącymi z serwisu weselnego www.SaleWeselne.com można wnioskować, iż branża weselna jest w zupełnie innej sytuacji. Narzeczeni stale dopytują o wolne terminy w sezonach weselnych 2021 i 2022. Sezon weselny 2021 jest kumulacją przeniesionych imprez z 2020 r. i tych zaplanowanych na 2021 r., co powoduje wzrost popularności pozostałych dni tygodnia. Wesele w piątek lub czwartek nie stanowi już wyjątku.   [M1] 

Popyt na szkolenia i spotkania biznesowe jest duży, w szczególności dotyczy wydarzeń cyklicznych, które nie mogły odbywać się dotychczas, a formuła online nie spełniała oczekiwań organizatora. 

W miesiącach zakazu organizacji otwartych konferencji i szkoleń jedyną możliwością ich przeprowadzenia były eventy online oraz w wirtualnej rzeczywistości. Takich wydarzeń odbyło się bardzo wiele i pozwoliły one dobrze zarobić agencjom. Duże wydarzenia online to duże budżety i doświadczone agencje świetnie się w nich odnalazły. 

Rynek konferencyjny i szkoleniowy powoli budzi się do życia i powstaje zasadnicze pytanie: Jak przygotować się do jego funkcjonowania w mocno poturbowanej rzeczywistości? Aby to uczynić należy na nowo zweryfikować swojego modelowego klienta konferencyjnego. 

Stary i Nowy Organizator

W przestrzeni medialnej pojawiają się różne opinie od bardziej wyważonych do skrajnych, w których niektórzy jednogłośnie podkreślają, iż przed pandemiczna tradycyjna formuła wydarzeń przestaje istnieć na rzecz eventów online. Przeciwstawnym ekstremum jest pogląd, iż kompletnie nic się nie zmieni i wszystko wróci do stanu sprzed 4 marca 2020 r. Nie chcę nikogo przekonywać do wariantu A lub B, nie posiadam magicznych zdolności przewidywania przyszłości. Z pewnością będą klienci chętni zarówno na organizację wydarzeń hybrydowych, jak i tylko online lub tylko stacjonarnych. Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Podejmując próbę określenia jednoznacznego trendu, ważne jest uwzględnienie procentowego udziału każdego formatu wydarzeń w stosunku do wszystkich konferencji i szkoleń. Czas pokaże jak te proporcje będą wyglądały.  

Polemika polemiką, ale coś przecież już wiemy, racja? Z mojego doświadczenia z rozmów z setkami hotelarzy oraz ludźmi szukającymi sal do wynajęcia wynika, iż w wielkim uproszczeniu można podzielić organizatorów wydarzeń na dwa typy:
a) stary organizator

b) nowy organizator

Pisząc stary i nowy organizator, nie rozróżniam ich w rozumieniu lepszy czy gorszy. Bazuję na cechach i oczekiwaniach.

Stary organizator to zwolennik wydarzeń w formule tradycyjnej, czyli stacjonarnej. Skupia się na dostarczaniu wiedzy i emocji uczestnikom konferencji w sali konferencyjnej, chce zapewnić uczestnikom kontakt fizyczny, umożliwić klasyczny networking, zapewnić przerwy kawowe, a w przypadku wydarzeń dwudniowych wzbogacić je o wieczorną integrację. Stary organizator widzi ogromną wartość w tradycyjnych formatach i na nich się skupia.

Nowy organizator dostrzega szansę w technologii, widzi możliwości transferu wiedzy i zarabiania pieniędzy za pomocą wydarzeń online. Świetnie odnajduje się w tworzeniu konferencji ze studia, potrafi sprzedawać taką formę spotkań oraz rozszerza je o nowoczesne aplikacje webowe zbierające wiele danych statystycznych o evencie. Istnieje jeszcze organizator pośredni ceniący zarówno starą, jak i nową formułę, który chce testować i wykorzystywać obie formy – tzw. hybrydy. 

Bez wątpienia każdy z typów organizatora będzie musiał pracować w warunkach reżimu sanitarnego z konieczności, a po zażegnaniu pandemii przez jakiś czas z wyboru. Czy wiesz w której grupie znajduje się Twój klient? Czy jesteś przygotowany, aby odpowiedzieć na potrzeby każdej z grup? A może planujesz skupić się tylko na jednej z nich? Warto odrobić pracę domową i zidentyfikować typ klienta z jakim będziesz pracować, a następnie stworzyć ofertę, która odpowie na jego potrzeby. Brzmi trywialnie, ale gorzej z wykonaniem.  

Stary organizator będzie chciał wrócić jak najszybciej do życia sprzed pandemii. W jego oczekiwaniach nic za dużo się nie zmieni, poza koniecznością spełnienia zasad reżimu sanitarnego. Na tradycyjne wydarzenia będą zapisywały się osoby o podobnych wartościach do organizatora, mający niższy poziom lęku związanego z pandemią, pragnący kontaktu bezpośredniego z ludźmi, męczący się w pracy przed monitorem. 

Nowy organizator może wymagać technologii i sprzętu którego nie posiadasz np. profesjonalnego studio do nagrań wideo, techników, multimedialnej scenografii lub bardzo szybkiego łącza internetowego (np. światłowodu z przepustowością 500 Mbps). Być może w tym przypadku oferta cateringu nie będzie tak dochodowa jak dotychczas, ale znajdziesz nowe źródło przychodu z wynajmu profesjonalnej studyjnej przestrzeni. Może będzie trzeba zaaranżować na nowo powierzchnie – wielkie lobby niekoniecznie będzie już potrzebne, a przyda się oddzielne pomieszczenie do przygotowań, wyciszenia emocji prelegentów i osobna strefa do rozmów i oddzielenia szumów od nagrań na żywo.

Aby przygotować ofertę nie do odrzucenia, aby wygrywać z konkurencją, która będzie bardzo agresywna, musisz zadać i odpowiedzieć sobie na wcześniejsze pytania. Zignorowanie tematu i czekanie, aż samo wszystko wróci do normy jest w porządku pod warunkiem, że dysponujesz sporym kapitałem i możesz pozwolić sobie na straty. Przeczekując, prawdopodobnie upatrujesz swojego klienta w starym organizatorze, a to zabiera Ci potencjalną szansę na pozyskanie jako klienta typ nowego organizatora. Zakładam, że Ty znasz swój biznes najlepiej i wierzę, żę wybierzesz rozwiązanie najlepsze dla siebie. 

Kluczowe aspekty nowej skutecznej oferty

Stworzenie dobrze konwertującej oferty zawsze było wyzwaniem. Czy dzisiaj, w nieprzewidywalnym środowisku, z wieloma zmiennymi czynnikami, które od nas nie zależą, jest to w ogóle możliwe? Oczywiście! Aby taką ofertę przygotować, musisz zidentyfikować na nowo swojego klienta, by móc odpowiedzieć na jego potrzeby. Od początku pandemii minęło już prawie 16 miesięcy (piszę ten artykuł w czerwcu 2021). Wielu z was ma dobre oferty, ale podczas lockdownu nawet najlepsza oferta nie spowoduje, że odbędzie się kongres na 1000 osób w trybie stacjonarnym – z pewnością nie w Polsce. Niestety, wiele obiektów nie odrobiło pracy domowej i nadal “ofertuje” w stary sposób, który nijak się ma do obecnej rzeczywistości. Na razie obiekty te nie zauważają konsekwencji swojej bierności, ponieważ w branży występował ogólny marazm. Natomiast już za chwilę różnice pomiędzy obiektami będą rysowały się znacząco.  

Dobra oferta to taka, która zabezpiecza interesy obu stron, jest atrakcyjna cenowo i dostarcza wartość. Każdy punkt styczności z klientem jest sprzedażą, sama oferta również. Dlatego tworząc oferty nie możesz zapomnieć o procesie sprzedaży. Nawet jeśli przygotujesz najlepszą ofertę na rynku, a popsujesz coś w procesie sprzedaży, to klient może nie kupić Twojej usługi. Zasada działa również w drugą stronę. Możesz mieć słabą ofertę, ale jeśli będziesz miał świetny proces sprzedaży, to istnieje duża szansa, że prospekt stanie się Twoim klientem. Miej to zawsze z tyłu głowy.

Techniczne kwestie zapisów w ofercie oraz zbiór dobrych praktyk zawarty jest w dokumencie Protokół KRAKÓW NETWORK, który opracowany został przez członków biznesowej inicjatywy KRAKÓW NETWORK. Możesz z niego czerpać inspirację lub zastosować gotowe rozwiązania w swojej ofercie. Protokół podpisany został przez 182 sygnatariuszy m.in. przedstawicieli Miasta Kraków oraz krakowskich hoteli, restauracji, firm eventowych, obiektów konferencyjno-targowych, organizacji turystycznych, uczelni, PCO i DMC. Dokument jest rzetelnie opracowany i znajdziesz go na stronie www.krakownetwork.pl Twórcy Protokołu KRAKÓW NETWORK wykonali naprawdę solidną pracę i dzięki nim cała branża może odbudowywać zaufanie swoich klientów. 

Absolutnie podstawowe punkty jakie powinieneś zawrzeć w swojej nowej ofercie to:

  • przejrzyste i sprawiedliwe warunki anulacji rezerwacji;
  • stosowane zasady bezpieczeństwa sanitarnego; 
  • alternatywne rozwiązanie gdy konferencja nie będzie mogła się odbyć z powodu wprowadzenia restrykcji;

Gdy wynajmujesz małą salę szkoleniową na kilkanaście osób, to formalna strona waszego porozumienia być może nie jest aż tak istotna. Natomiast w przypadku dużego eventu, w który zaangażowane są zarówno duże pieniądze, jak i dziesiątki osób, z pewnością organizator będzie wymagał znacznie bardziej szczegółowej umowy.

Jak na nowo dotrzeć do organizatorów konferencji i szkoleń?

Czy pamiętasz jak na początku artykułu pisałem, że prawie 40% pracowników szeroko rozumianej branży eventowej straciło pracę? Możesz to mniej więcej zinterpretować tak, że prawie 40% twoich kontaktów w firmach, agencjach z którymi współpracowałeś, pośredników, afiliantów, niestety pracuje w innym miejscu. Musisz zdobyć nowe kontakty, nawiązać nowe partnerstwa i zbudować relacje ze wszystkimi od początku. Z pewnością stanowi to wyzwanie, a dodatkowo twoja konkurencja nie śpi. Sporo pracy. 

Co możesz zrobić? Im szybciej zaczniesz działać, tym szybciej wyprzedzisz konkurencję i zwiększysz szansę na zorganizowanie eventu. Biernie czekając na rozwój sytuacji, wstrzymując działania marketingowe i sprzedażowe, masz prawie 100% gwarancję, że nic się nie zmieni. Jedno jest pewne, najbliższe miesiące będą wymagały od ciebie i twojego zespołu ciężkiej pracy, proaktywności i motywacji. Poniżej kilka konkretnych przykładów co możesz zrobić. 

Aktywna sprzedaż

Jedno z najważniejszych działań. Musisz zaakceptować fakt, iż czasy są inne niż 16 miesięcy temu. Walka o klienta konferencyjnego jest intensywniejsza, trudniejsza i wymaga wysokiej automotywacji. Obiekty dobrze prosperujące, w dobrych lokalizacjach, z interesującą ofertą, przyzwyczajone były do selekcji klientów. Mogły one wybierać, kogo obsłużą, a kogo nie. Dzisiaj nie mają takiego komfortu. Duża liczba sal stoi pusta i bez aktywnej sprzedaży same się nie zapełnią.  

Partnerstwa

W prawie każdym większym mieście działa jakiś klub, stowarzyszenie zrzeszające przedsiębiorców, ludzi aktywnych i pragnących rozwijać swoje biznesy. Warto nawiązać z nimi współpracę i zaangażować się w ich społeczność. Jeśli oni nie będą zainteresowani twoimi salami, to z pewnością znają kogoś, kto prędzej czy później może potrzebować twoich usług. Statystyka robi swoje.   

Pośrednicy

Z pewnością posiadasz program lojalnościowy i sieć swoich pośredników. Jeśli nie, to koniecznie stwórz taki program i poszukaj osób z branży, które mają kontakty i mogą polecać twoje usługi w zamian za prowizję. Powinna być ona na tyle atrakcyjna, aby współpraca miała sens. Standard w branży to przedział 10-20%. Nie bój się płacić prowizji, pamiętaj, że dzięki leadom ty też zarabiasz.   

Serwisy konferencyjne

Wykorzystaj zasięgi i kontakty serwisów konferencyjnych. Serwisy do współpracy wybieraj mądrze. Inwestuj w te serwisy, które każdego dnia walczą o rynek MICE i dostarczają ci rzetelnych informacji aktywnie działając w social media. Skup się na tych, które wspierają cię w trudnych czasach i współpracują na zasadach partnerskich. Myślę, że nie powinieneś mieć problemu z wyborem. Celowo nie piszę nazw serwisów, ale powiem tylko, że moim prywatnym zdaniem liczą się wyłącznie 3 serwisy konferencyjne w Polsce i z całą odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że pozostałe praktycznie nie prowadzą żadnych działań znacząco wspierających twoją sprzedaż.    

Social media

W mediach społecznościowych możesz spędzić każdą ilość czasu. Jeśli rozumiesz funkcjonowanie marketingu w social media, dysponujesz wolnym czasem i budżetem to działaj. Pod warunkiem, że wyznaczysz konkretne cele oraz KPI (Key Performance Indicator), które będą monitorowały postępy. W przeciwnym przypadku będziesz tracił czas i osiągał mierne efekty. Jeśli nie czujesz się na siłach i wiesz, że w innych obszarach osiągniesz znacznie więcej, to skorzystaj z zewnętrznej agencji. Takie wsparcie nie jest już drogie.

Koniecznie przyłącz się do grup na Facebooku: “PolishHoteliers”; “POLECAM NIE POLECAM – platforma dla eventowców”; “EVENT BOX | Strefa branży konferencyjno-eventowej”; “Event manager, organizator eventów”. Śledź posty członków tych grup i na nie reaguj. Zachęcam również do prowadzenia profesjonalnego profilu na LinkedIn oraz aktywności na tej platformie społecznościowej. 

Agencje eventowe

Jeśli Twoim targetem są korporacje, nawiąż relacje z agencjami eventowymi. LinkedIn jest idealnym do tego narzędziem. Zaangażuj się w publikowane przez nie treści, zainteresuj się projektami nad którymi pracują. Jest to bardzo dobry punkt zaczepienia do potencjalnej współpracy. Gwarantuję, że jeśli twoja komunikacja będzie nienachalna i wartościowa, to w dłuższej perspektywie wasza wirtualna znajomość może przełożyć się w tą realną z obopólnymi korzyściami.

Lokalny rynek

Doceń lokalny rynek. Jeśli Twoim targetem są firmy z okolicy, to zbuduj listę potencjalnych klientów i się z nimi skontaktuj. Znajdź ich w Google Maps i zadzwoń do nich, z ogromnym naciskiem na zadzwoń. Wysłanie e-maila jest prawie tym samym, co nie wysłanie wiadomości w ogóle. Pomyśl ile ty kasujesz dziennie takich wiadomości lub nawet o nich nie wiesz, bo wylądowały w spamie.  

Google Ads

Bądź smart i korzystaj z Google Ads efektywnie. Intensywnie wykorzystuj remarketing. Zdecydowanie nie polecam tworzenia kampanii samodzielnie jeśli czujesz, że coś tam wiesz, ale w sumie to uruchamiasz drugą kampanię w życiu. Nie stać cię teraz na naukę i zgłębianie ogromnych możliwości jakie oferuje złożony system Google Ads. CPC (Cost Per Click) jest coraz droższe i łatwo wyzerować budżet, sprowadzić na stronę ruch niskiej jakości, który nie konwertuje i daje jedynie pozorne poczucie skuteczności kampanii. (Jeśli chciałbyś skorzystać z pomocy specjalisty z branży, który rozumie biznes hotelarski i biegle posługuje się systemem Google Ads, to napisz do mnie a polecą ci kilku ekspertów).   

Jak wyróżnić swój obiekt na konferencyjnej mapie Polski?

Jeśli prowadzisz jedyny obiekt konferencyjny w mieście i praktycznie nie masz konkurencji, a przychody z wynajmu sal są dla Ciebie satysfakcjonujące, to jesteś szczęściarzem. Szczerze gratuluję! Niestety znaczna większość obiektów konferencyjnych konkuruje ze sobą na wielu płaszczyznach. Chcesz się wyróżnić i nie wiesz jak? Odwróć na chwilę role. 

Załóżmy, że jesteś dyrektorem małego krakowskiego hotelu i znajomy poprosił Cię o pomoc. Na chwilę nazywasz się Kuba. “Kuba, pomóż mi proszę znaleźć salę na szkolenie 28 osób w Warszawie – znasz się na tych sprawach. Potrzebuję projektor 4K, flipchart, przerwy kawowe, salę z naprawdę szybkim bezprzewodowym internetem (co najmniej 100 Mbps), nowoczesnym designem oraz parkingiem na 30 aut. Gdzieś w centrum, na 8h i pamiętaj, w jakiejś rozsądnej cenie. Dzięki!”. Myślisz sobie, łatwizna i zaczynasz działać. Szukasz w Google, na mapach, na serwisach konferencyjnych. Czytasz opisy, przeglądasz zdjęcia, a czas leci. W opisach znajdujesz, że wszystkie obiekty mają nowoczesny sprzęt – ale jaki, przecież potrzebujesz konkretnie projektor 4K. Parking? Szukasz, szperasz i jest. Uff, obiekt ma parking – całe szczęście bo ten akurat bardzo ci się podoba. Na ile aut? Szukasz dalej. Płatny czy bezpłatny? Szukasz dalej.

Teraz Internet, wszyscy reprezentanci obiektów piszą, że mają Internet, ale jak szybki on jest? Szukasz, czytasz, nie ma takiej informacji. Dzwonisz i już wiesz! Pani w słuchawce mówi, że Internet jest bezprzewodowy i szybki. Zaczynasz się powoli irytować, minęły 3h, a ty nawet jeszcze nie wytypowałeś 3 najlepszych propozycji. Nie wspominając o zorganizowaniu ofert i ich porównaniu. Po jakiejś “chwili” masz już swoje typy, oferty cenowe, dzwonisz do kolegi i podsyłasz propozycje. Kolega nie jest wybredny i decyduje się na jedną z nich. A gdyby dodać inne, bardziej wyszukane kryteria – zielony taras na dachu, sala z dostępem do światła dziennego, możliwość wjazdu do sali autem lub co najmniej 4 m wysokość sufitu? Łatwo byłoby ci znaleźć taki obiekt?  

Czy wchodząc w rolę organizatora widzisz już co warto poprawić w twojej ofercie? Zrób sobie takie ćwiczenie i poszukaj obiektu w innym mieście. Zobacz czego ci brakuje, co byłoby pomocne, co usprawniłoby ci pracę, co przyciągnęłoby twoją uwagę. Zainspiruj się. 

Wysoka jakość zdjęć, szczegółowe opisy, aktualność oferty

Większość hotelarzy inwestuje w usługi profesjonalnego fotografa i zdjęcia, ale nie wszyscy. Jeśli jesteś w tej drugiej grupie, to potraktuj temat jako najwyższy priorytet. Zawodowi organizatorzy konferencji i szkoleń wymagają większej ilości informacji niż tylko zdjęcie sali konferencyjnej wykonanej z narożnika. Potrzebują danych szczegółowych, wymiarów, schematów.

Twoja oferta musi byćzawsze aktualna, szczegółowa, dokładna i przejrzysta. Weź to sobie naprawdę do serca i pilnuj, aby każde medium w którym prezentujesz swoje usługi było dopieszczone, tak jak twoja strona internetowa. Przeglądając oferty wycieczek w biurze turystycznym z pewnością zerkasz na opisy, oglądasz zdjęcia, filmy, czytasz komentarze i zwracasz bacznie uwagę na detale. Organizator robi dokładnie to samo z twoją ofertą, tylko w innej branży. Prawdopodobnie nie zdecydowałbyś się na ofertę hotelu w Grecji z amatorskimi zdjęciami, skromnymi opisami, bez opinii i brakiem wyszczególnionych usług dodatkowych.          

Jakość obsługi przed, w trakcie i po wydarzeniu

Nie musisz zarządzać 5-gwiazdkowym obiektem, aby dostarczać wysoki poziom usług, który będzie doceniony przez organizatorów konferencji i szkoleń, zapamiętany i rekomendowany. Na rynku jest wiele szkoleń z podnoszenia jakości obsługi w hotelach i obiektach konferencyjnych. Jeśli czujesz, że jest to słabszy obszar w twoim obiekcie, koniecznie zainwestuj w trenera – nie oszczędzaj na tym. Pamiętaj, że informacje o niskim poziomie i słabej jakości znacznie szybciej się roznoszą w branży, niż pozytywne rekomendacje na które trzeba długo pracować. Jest kilka rażących błędów, których niestety wielu klientów ci nie wybaczy:

  • długi okres oczekiwania na ofertę – 24h to maksymalny czas w jakim powinieneś odpowiedzieć na zapytanie,
  • rozbieżność rzeczywistości z opisem, zdjęciami w ofertach – nie wszystkich stać na przeprowadzenie wizji lokalnej, a nieprzyjemna niespodzianka na miejscu może być bardzo bolesna,
  • niedopilnowanie przygotowania i wyposażenia sali zgodnie z zamówieniem,
  • niepomocni i mało przyjaźni pracownicy obiektu w trakcie wydarzenia.

Wykorzystaj wideo, nagraj rekomendacje 

Masz zaprzyjaźnionego event managera? Nagraj z nim krótki film (1-2 min.), w którym opowie co podoba mu się w twoim obiekcie, co robicie dobrze. Wrzuć go na swoją stronę internetową i do mediów społecznościowych. Twórz maksymalnie 1 minutowe filmiki, rób mikro reportaże z życia w obiekcie. Nie musi być ich dużo, a jakość materiałów możesz dopasować do medium, w którym je` publikujesz. Przykładowo, sądzę że autentyczny film na Instagramie może dać znacznie więcej odbiorcy niż studyjne nagranie z wyreżyserowanym wideoklipem. Pamiętaj o dobrej jakości dźwięku. Wielu profesjonalnych dźwiękowców i filmowców twierdzi, że słaba jakość obrazu się obroni, ale słaby dźwięk już nie.

Plener, ogród, teren zielony

Obecnie ogromną popularnością cieszą się obiekty posiadające tereny zielone, przestrzenie otwarte, skwery. Z oczywistych względów przestrzenie te są szczególnie teraz wykorzystywane do organizacji różnych wydarzeń. Uczestnicy czują się w nich bezpieczniej, a obostrzenia są mniej restrykcyjne, niż w przypadku zamkniętych przestrzeni. Koniecznie uwypuklij ten atut w swojej komunikacji. 

Chwal się we wszystkich kanałach komunikacji swoimi sukcesami, wydarzeniami, emocjami. Pokaż, że żyjesz!  

Jeśli przekonasz do siebie takimi działaniami choć jedną agencję eventową, to inwestycja zwróci ci się z nawiązką. Ludzie energiczni, pomysłowi, radośni przyciągają podobnych do siebie. Ta zasada dotyczy również biznesu. Jeśli chcesz dotrzeć do ludzi w agencjach eventowych, to zdecydowanie musisz mocno się zaangażować. 

Jest jeszcze jedno trudne zagadnienie, które może być tematem na osobny artykuł – pracownicy. Niestety pandemia spowodowała odpływ ludzi z branży MICE do innych branży. Cały sektor stoi przed ogromnym wyzwaniem braku pracowników na wszystkich szczeblach: od recepcjonistów, kelnerów, kucharzy, służb pięter, po techników, event concierge, sprzedawców, marketingowców. Wierzę, że wraz ze wzrostem przychodów obiektów, pojawią się również nowe miejsca pracy i branża ponownie rozkwitnie, tak jak w latach ubiegłych. 

Mam nadzieję, że artykuł był dla ciebie choć trochę interesujący, a pomysły i komentarze będą pomocne w prowadzeniu twojego biznesu konferencyjnego. Nie odkładaj tematu wynajmu sal konferencyjnych na później. Pamiętaj, że mimo restrykcji, wiele obiektów nadal zarabiało na wynajmie sal szkoleniowych i nadal skutecznie będzie to robiło. Organizacja wydarzeń jest procesem długookresowym i odpowiednio wcześniej rozpoczęte działania przyniosą efekty dopiero po pewnym czasie. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej wrócisz do normalności.

Być może dla pewnej liczby czytelników powyższe wskazówki mogą wydawać się banalne i jest to wiedza powszechnie znana, jednak cytując J.W. Goethe “sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować”. 

Trzymam za ciebie kciuki!

dariusz-ogrodnik

Dariusz Ogrodnik

Udostępnij!

Share on facebook
Share on linkedin

Może zainteresują Ciebie

Obsługa zapytań w nowej rzeczywistości rynku wydarzeń

Reakcja na dynamiczną sytuację

Maksymalizacja kliknięć – strategia przetrwania

Platforma USALI Comarch Bi Point

Akademia Qualpro: Nowa inicjatywa szkoleń Revenue Management

Guest experience w hotelu. Zbuduj je prawidłowo!